Os líderes entendem que movimentação não é necessariamente realização.

Às vezes a importância de uma atividade faz com que não prestemos a devida atenção em outra. O excesso de dedicação e exigência acaba virando estresse. Em outros momentos sentimos que o tempo é um inimigo, que desaparece quando mais precisamos dele e sobra quando não há nada para fazer.

Se você costuma passar por essas situações, aprenda a priorizar suas atividades e a administrar o conjunto.

Os líderes sabem que atividade não representa necessariamente realização.

Há duas diretrizes que ajudam a medir o nível de atividade e a determinar as prioridades:

1ª) Princípio de Pareto (Vilfredo Pareto, 1848 – 1923) – foi um economista italiano. Do seu  universo de atividades separar 20% que sejam as mais importantes e concentre a atenção nelas. Terá 80% de retorno de seu trabalho.

Exemplos: se você tem 10 empregados, deve dar 80% do seu tempo e atenção aos 2 melhores.

Se tem 100 clientes, os 20 melhores lhe proporcionarão 80% de seus negócios.

Se a sua lista de afazeres tem 10 itens, os dois mais importantes lhe darão 80% de retorno do

seu tempo.

2ª) A segunda diretriz são os três “erres”: Requisitos, Retorno e Recompensa. Para ser eficaz o líder precisa organizar sua vida em torno destas três perguntas:

  1. Quais os requisitos? – Isso requer mesmo a minha presença? Qualquer requisito que você não precise cumprir pessoalmente deve ser delegado ou eliminado.
  2. Qual o maior retorno? – Como líder você deve dedicar a maior parte de seu tempo a trabalhar nas áreas em que é mais competente. Tarefas devem ser repassadas a pessoas que possam dar o retorno de pelo menos 80%. Pessoas devem ser treinadas para cuidar de tarefas específicas.
  3. O que lhe traz a maior recompensa? – As coisas que trazem a maior recompensa pessoal são os luzeiros na vida do líder. Nada anima mais a pessoa do que a paixão.

O líder não pode confundir as muitas atividades com realização. O importante não é estar espalhado demais, mas, sim, concentrado no que pode lhe dar o maior retorno.

APLICANDO A LEI DAS PRIORIDASES

Faça uma lista das suas atividades diárias, detalhando a frequência e o tempo que cada uma exige.
Inclua, por exemplo, o trabalho, o estudo, a convivência com a família, a rotina doméstica. Não exclua o tempo de deslocamento, porque, muitas vezes, esses minutos são os que impedem que você seja pontual ou conclua as tarefas.

Acrescente à lista as atividades que, embora não sejam diárias, você pratica com regularidade: exercícios na academia de ginástica, esportes no clube, compras para a casa, ida ao psicólogo. Não se esqueça de escrever quanto tempo você dedica a cada uma e qual é a frequência aproximada.

Some à lista as atividades que, mesmo não realizadas com periodicidade fixa, também fazem parte da sua vida: saídas com amigos ou com o namorado, visitas a familiares, um hobby ou passatempo. Escreva quanto tempo você idealmente gostaria de dedicar a cada uma.

Estabeleça uma escala de prioridades para as suas atividades.

Como exemplo, A são todas as atividades que você não pode deixar de realizar porque isso comprometeria a qualidade da sua vida diária. Será prioridade A tudo que pode prejudicar a sua saúde física ou psíquica, a sua estabilidade no trabalho ou econômica, seus afetos e as relações mais próximas.

As atividades de prioridade B são as importantes, mas não imprescindíveis para o seu dia-a-dia.

As prioridades C são as que, se você deixar de fazer, não afetará a sua vida imediatamente, mas que se forem realizadas significarão diversão e crescimento a médio e longo prazos.

Na categoria D aparecem as atividades que você faz sem necessidade nem prazer, apenas por hábito, para preencher o tempo ou evitar o tédio.

Esta escala de prioridades é apenas um exemplo. Construa a sua, de acordo com a importância que você atribui às coisas da sua vida.

O passo seguinte será atribuir uma letra da sua escala de prioridades a cada atividade que você listou, de acordo com a importância que você atribui a elas.

Entenda que prioridade A pode ser tanto uma atividade rotineira do trabalho como um hobby que você pratica uma vez por mês.

Procure não se prender a preconceitos e priorize as suas atividades de acordo com os seus sentimentos sinceros e livres. Lembre-se de que é da sua vida que você está cuidando.

Pegue o calendário do mês e registre as suas atividades, começando pelas de prioridades A e seguidas pelas B. Evite incluir atividades do tipo D e deixe esse tempo livre para fazer todas as do tipo C, que darão alegria à sua vida.